Elke organisatie die muzikale activiteiten organiseert heeft muzikaal erfgoed. Hoe amateuristisch of professioneel je ook bent.

Jouw muzikaal erfgoed omhelst alles wat jouw organisatie belangrijk genoeg vindt om te bewaren voor de toekomst.

Staar je niet blind op de term ‘erfgoed’. Voor sommigen klinkt die oubollig, terwijl anderen er graag mee te koop lopen. Waar het op neerkomt, is dat jij als organisatie vaak tal van spullen hebt, die je voor jezelf en misschien zelfs voor anderen wil bewaren:

• Geluidsopnames
• Drukwerk (affiches, programmaboekjes, flyers)
• Persberichten, knipselkrant met recensies en concertverslagen
• Boekhouding en administratie

Op een bepaald moment (en beter te vroeg dan te laat) is het nuttig om een overzicht op te maken van wat jouw organisatie allemaal gecreëerd heeft. Dat levert al van voordelen op:

• Het is een basis voor het opmaken van een (korte of uitgebreide) biografie (voor je website, voor de persberichten of gewoon als herinnering ...)
• Je krijgt beter zicht op je verwezenlijkingen
• Je merkt beter of (en welke) spullen verdwenen of verloren zijn
• Het is de eerste stap die je moet nemen als je zorg wil besteden aan je muzikaal erfgoed

Hoe je dat aanpakt, lees je uitvoerig in het Doeboek, bij het hoofdstuk 'Het erfgoed in kaart brengen'. Begin alvast met de volgende 4 stappen:

1. Als organisatie ben je misschien al even bezig. Daarom kan het geen kwaad om alles eens op een rijtje te zetten.

• Sinds wanneer ben je bezit?
• Wie was er allemaal verantwoordelijk (geweest)?
• Wie was/is er allemaal bij betrokken (fotograaf, technici, boekhouder, desiginer, ...)

Zo krijg je zicht op hoe ver je erfgoed teruggaat en wie er allemaal documenten zou kunnen hebben over jouw vereniging.

2. Wat deed je en wat doe je? Of je nu veel doet of weinig, alle activiteiten (optredens organiseren, opnames maken, muziek uitgeven, ...) brengen diverse soorten documenten voort:

• Administratie & boekhouding
• Cd’s, digitale opnames
• Affiches, promotiemateriaal
• Website
• Correspondentie
• Foto’s, video’s

Door al je activiteiten in verleden en heden op te sommen, krijg je een goed zicht op alle types documenten die je kan aantreffen bij jouw organisatie 

3. Noteer wat je vindt. Maar verlies je niet in details. Het gaat om het maken van een schema, niet om een inventaris. Beperk je tot gehelen (een pc, een kast met opnames, een doos affiches, ...). Noteer hiervan de volgende gegevens:

• Waar: De fysieke locatie: de kamer (of het adres) en de plaats in de kamer
• Wat: Het soort documenten: partituren, administratie, correspondentie, foto’s, affiches, knipsels, ...
• Hoeveel: De omvang: x aantal dozen, x aantal instrumenten, x meter archief, x megabyte bestanden, x aantal klasseurs, ...
• Wanneer: De datum: het jaar waarin de objecten of documenten zijn vervaardigd; bij meerdere jaren neem je het oudste en jongste jaartal.
• Fysieke staat van het materiaal: is het in goede staat, kan het gebruikt worden, zijn de bewaaromstandigheden ok, ...
• Ordening: zijn de documenten of objecten geordend of niet? Chronologisch, per productie, alfabetisch, ...

Kijk ook eens naar ons sjabloon om een schema te maken. Dit bevat twee tabbladen: een werkblad om zelf te gebruiken en een uitgewerkt voorbeeld dat je als leidraad kan dienen.

4. Het schema is een basis voor eerste conclusies. Bijvoorbeeld:

• Is de fysieke toestand van bepaalde documenten of objecten goed?
• Is digitalisering van foto’s, audio, video aan de orde?
• Zijn de bewaaromstandigheden ok?
• Hoe verspreid wordt al het erfgoed bewaard? En is het zinvol om hier iets aan te doen?
• Is er erfgoed dat ontbreekt?