De Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO en PACKED stelden 'Cometa' voor, een model voor beschrijvingen op collectieniveau.

Cometa is een zeer praktisch model dat voor en door cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde wijze. Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoedorganisaties en door zowel professionals als amateurs.

In kaart brengen

Naar aanleiding van de problematiek rond de ontsluiting van het eigen collectieregister (nu de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken) voerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek eind 2009 gesprekken met de VVBAD, Archiefbank Vlaanderen en FARO. Uit dit overleg kwam naar voren dat er behoefte was om de huidige praktijk van het inventariseren van collecties op deelcollectieniveau of overkoepelend collectieniveau beter onderling af te stemmen binnen de cultureel-erfgoedsector. Dit zou kunnen door de bestaande expertise bij enkele organisaties te consolideren en te delen met andere spelers (zoals de erfgoedcellen) in het kader van hun opdracht rond omgevingsanalyse en het in kaart brengen.

Al snel werd duidelijk dat een kader voor het verzamelen en ter beschikking stellen van collectiebeschrijvingen in Vlaanderen wenselijk was. Deze scope bleek te passen in het Prisma-traject van FARO, een uitgebreide veld‐ en toekomstanalyse van het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen.

Prisma-werkgroep Collecties

De Prisma-werkgroep Collecties bracht vertegenwoordigers van de diverse subsectoren samen, waaronder Resonant. Doel van de groep was binnen het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen de afstemming te verzekeren van methodieken en standaarden met betrekking tot inventarisering van collecties op (deel)collectieniveau.

In eerste instantie is gewerkt aan het uitwisselen van kennis over bestaande collectie‐inventarissen in Vlaanderen en daarbuiten, en het bestuderen van bestaande modellen en standaarden. Een technische subwerkgroep, waaraan ook de Vlaamse Erfgoedbibliotheek deelnam, werkte vervolgens op basis van de bestaande praktijk en enkele internationale standaarden een model uit voor Vlaanderen. Dit moet dienen als vertrekpunt voor kwalitatieve, uitwisselbare basisbeschrijvingen op collectieniveau. Het model werd aanvaard door de brede werkgroep in februari 2011.

Ook de over enkele maanden voor te stellen, vernieuwde Muziekbank Vlaanderen zal aan dit model voldoen zodat kwaliteit en interoperabiliteit gegarandeerd zijn.

Niet alleen de gebruiker, student, onderzoeker etc. is gebaat bij zulke informatie maar ook (en misschien zelfs vooral) de bewaarinstelling zelf, die in collectiebeschrijvingen een onmisbaar instrument zal vinden om de juiste beleidskeuzes te maken, prioriteiten te stellen en zonder exhaustieve stukbeschrijvingen toch de rijkdom van de eigen collectie kan duiden.

Het Cometa-model

In 2011 en 2012 zal het model, dat inmiddels 'Cometa' (COllectieMETAdata) werd genoemd, worden geïntroduceerd in de sector, via documentatie, tools en vorming. In september 2011 brengen FARO, PACKED en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek hiervoor de volgende materialen uit:

• Een inleidende brochure die zal worden verspreid onder professionals in de cultureel-erfgoedsector (klik om te downloaden: pdf 2055 kB)
• Een online informatiedossier op www.cometamodel.be

Namens de drie partners stelde stafmedewerker David Coppoolse het model op Informatie aan Zee voor met de presentatie Cometa. Collecties consistent in kaart brengen. Een eerste studiemoment is voorzien voor 31 januari 2012.

Bron: website Vlaamse erfgoedbibliotheek, bewerkt door Gertjan Debie