Duurzame bewaring lijkt iets voor musea of oude bibliotheken. Toch is dit bij elke organisatie op zijn plaats.

Vaak lopen documenten en objecten uit de laatste decennia net meer risico dan eeuwenoude museumstukken. Dat komt vooral door het materiaal (industrieel papier, foto’s, filmrollen, digitale bestanden en bestandsdragers hebben een korte levensspanne) en door gebrek aan zorg (wat leidt tot versneld verval of tot verlies).

Met enkele simpele richtlijnen kom je al een heel eind in de bewaring van je muzikaal erfgoed. In ons Doeboek hebben we deze richtlijnen uitgewerkt in basisrichtlijnen (die iedereen zou mogen volgen), wenselijke richtlijnen en optimale richtlijnen.
Specifieke richtlijnen per type van objecten (papier, audio, kleding, instrumenten, ...) vind je bij ‘aan de slag’.

De basisrichtlijnen

Ruimte

Erfgoed komt al eens in de kelder terecht. Dat is vaak niet de meest ideale locatie. Vocht is immers een van de factoren die verval veroorzaakt of versnelt. Daarom: bewaar alles op een droge locatie. Bewaar geen erfgoed onder roosters van klimatisatiesystememen of onder waterleidingen.
Bewaar geen documenten of objecten rechtstreeks op de vloer of tegen de muur. Ook niet als ze in dozen of kisten verpakt zijn.

Opbergen

Verpakken is beschermen. Gebruik de originele verpakking (van muziekinstrumenten, van lp’s, cd’s, video’s, ...) of pak losse objecten en documenten in dozen in. Gebruik hiervoor geen krantenpapier (dit geeft vuil af) of plastic zakjes (kans op condens en schimmelvorming).
Vermeldt op de dozen wat er in zit: zo moet je de dozen niet onnodig openen als je wat zoekt.
Maak een lijstje van het meest waardevolle bezit en noteer waar dit bewaard wordt.

Gebruiken

Als je je documenten raadpleegt, let dan op de volgende richtlijnen:

• Rook niet in de nabijheid van je erfgoed
• Berg alles op na gebruik
• Als je schade vaststelt, probeer die dan niet zelf te herstellen, maar informeer je eerst (zie hierover: Doeboek en Aan de slag). Een foute herstelling (bijvoorbeeld met kleefband) doet vaak meer kwaad dan goed.
• Bij ongedierte en insecten: plaats vallen, maar gebruik geen insecticiden
• Documenten en objecten die door vocht of schimmel zijn aangetast, isoleer je onmiddellijk. Breng ze over naar een andere ruimte vooraleer ze andere stukken en documenten aantasten.

Digitaal

Digitale documenten en dragers van digitale informatie (harddisc, dvd, cd, usb-stick) vereisen de nodige zorg om ze na verloop van jaren nog te kunnen gebruiken. (Zie ook: De risico’s van digitale documenten in het Doeboek.)

• Gebruik op elke computer een antivirusprogramma dat up to date is.
• Als je bestanden overzet naar een andere drager (stick, harddisc, ...) controleer dan of ze goed geschreven zijn: zijn alle bestanden overgezet, kunnen ze geopend worden, zijn ze leesbaar?
• Bij het opslaan van bestanden, behoud je altijd de extensie (de letters achter het punt). Die is essentieel om het document te kunnen openen.
• Maak van alle bestanden een veiligheidskopie en herhaal dit op regelmatige basis. Hoe je dat best doet, lees je in het Doeboek.
• Maak een overzicht van alle digitale dragers (computers, externe harddiscs, dvd’s, cd’s, usb-sticks) en van waar ze bewaard worden.

Voor de wenselijke en optimale richtlijnen: zie Doeboek bij 'Duurzaam bewaren'.