Goede afspraken maken goede vrienden - ook bij overdracht van erfgoed.

Als je een nieuwe beheerder gevonden hebt, bespreek je vooraf hoe de overdracht kan verlopen.

De komst van erfgoed vraagt altijd enige voorbereiding. Het is belangrijk dat je de nieuwe beheerder de kans geeft om jouw organisatie en haar erfgoed beter te leren kennen, vooraleer de overdracht plaatsvindt. Dat helpt de bewaarinstelling om je erfgoed sneller te verwerken en klaar te maken voor blijvende bewaring.

Omdat bewaarinstellingen jaarlijks heel wat erfgoed te verwerken krijgen en hun financiële en personele middelen beperkt zijn, kan het een tijdje duren vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw erfgoed.

Hoe meer informatie jij al kan bezorgen, hoe beter. Het gaat dan zowel om informatie over jou of over je organisatie (hoe lang bestaat ze, onder welke bestuursvorm, is er sprake van fusies of splitsingen, enz.), als over het erfgoed zelf (om welke categorieën documenten en objecten gaat het, uit welke periode dateert het, hoe is het geordend, zijn er ooit onderdelen vernietigd, is er auteursrechtelijk beschermd of privacygevoelig materiaal aanwezig, enz.). Zorg dat je voorbereid bent!

Je leert de werkwijze van de instelling kennen. Hoe een overdracht precies afgehandeld wordt, verschilt van instelling tot instelling. Bespreek met de verantwoordelijke het volledige proces zodat je weet waaraan je je mag verwachten (en maak afspraken):

• De eigenlijke overdracht: wanneer en hoe zal het erfgoed verhuizen? Op welke manier moet het verpakt zijn? Hoe zullen digitale stukken bezorgd worden? Bespreek met de instellingsverantwoordelijke of je nog andere ingrepen aan je erfgoed kan doen ter voorbereiding van de overdracht. Zo wordt bijvoorbeeld soms ook gevraagd om het erfgoed zo goed als kan te ‘schonen’ door schadelijke materialen te verwijderen. Verwijder nooit zomaar documenten en objecten uit het geheel zonder het advies van de nieuwe beheerder!
• Om erfgoed op een duurzame en verantwoorde manier te kunnen beheren staat het de bewaarinstelling vrij op het erfgoed van je organisatie in te grijpen. Ze mag dat erfgoed herverpakken, herordenen, zelfs stukken verwijderen, enz. als ze ervan overtuigd is dat deze ingrepen het erfgoed ten goede komen.
• Wees je ervan bewust dat geen enkele bewaarinstelling garanties zal kunnen geven over de timing van deze activiteiten. Noch zal zij garanties geven over toekomstig gebruik van het erfgoed voor tentoonstellingen, publicaties, enz.
• Verlies ten slotte ook de toekomst niet uit het oog: via welke procedure en binnen welk tijdsbestek zal je organisatie het materiaal kunnen raadplegen en kunnen jullie het erfgoed gebruiken (zelfs kort uitlenen), in het geval je bijvoorbeeld zelf een tentoonstelling zou organiseren of materiaal ter beschikking wilt stellen via de eigen website? Bespreek eveneens of bijkomende overdrachten op een later tijdstip (erfgoed groeit immers voortdurend aan) mogelijk zijn en hoe deze zullen verlopen.
• Deze ontmoetingen kunnen de basis vormen voor een blijvend partnership tussen jouw organisatie en de bewaarinstelling. Een overdracht mag dan een zakelijke transactie zijn: uiteindelijk deel je met de instelling een blijvende bekommernis voor het erfgoed. Een goede relatie van bij het begin versterkt de samenwerking op lange termijn. Waarom nodig je de instellingsverantwoordelijke niet eens in jullie lokalen uit, zodat hij/zij de organisatie van dichtbij kan leren kennen?