Bezint eer ge begint - een wijsheid die ook geldt bij overdracht.

De onderstaande richtlijnen geven aan hoe je je erfgoed kan overdragen naar een professionele bewaarinstelling (een archief, museum, bibliotheek).
Maar ook wie een andere optie kiest (familie, collega, heemkundige kring, privépersoon, ...) is geholpen met deze richtlijnen.

Wanneer is een goed moment om afstand te doen van je erfgoed?

• Op het moment dat je organisatie verhuist, wordt je vaak verplicht een ‘grote schoonmaak’ te houden.
• Bij het ontbinden van je organisatie. Eventueel ook bij een fusie of splitsing.
• Op het moment dat zelfs de meest minimale bewaaromstandigheden niet gegarandeerd zijn. Meer daarover lees je in Duurzaam bewaren - basis.
• Als je het erfgoed ‘ter beschikking’ wil stellen van de samenleving, zodat het geraadpleegd en gebruikt kan worden, bijvoorbeeld voor onderzoek.

Stap 1: Bespreek de plannen

Bespreek de plannen voor een overdracht. Overleg over de volgende punten:

a) (Her)overweeg de noodzaak van een overdracht

Waarom voel jij of voelt jouw organisatie de nood om erfgoed over te dragen? Ga ervan uit dat het in principe beter is om je erfgoed zelf te bewaren. Voor een gebrek aan plaats, geld of tijd bestaan er misschien alternatieve oplossingen. Ga enkel over tot een overdracht als andere mogelijkheden zijn uitgeput.

b) Welk(e) (delen van je) erfgoed zal je overdragen?

In theorie staat er geen leeftijd op het erfgoed dat overgedragen kan worden naar een nieuwe beheerder. Zowel (heel) oud als recenter materiaal komen in aanmerking. In de praktijk zal je allicht een selectie maken, afhankelijk van de ‘waarde’ die documenten en objecten nog hebben voor je huidige werking: draag alleen die stukken over die niet meer van nut zijn voor de dagelijkse werking en enkel nog sporadisch geraadpleegd of gebruikt worden.

c) Klaar uit wie de eigendom bezit op het erfgoed dat je overdraagt.

Uiteraard kan enkel de rechtmatige eigenaar het erfgoed overdragen. Daarom is het belangrijk om er zeker van te zijn dat de documenten en objecten die je wil overdragen daadwerkelijk toebehoren aan je organisatie. Dat is niet altijd even evident.

Zo is er bijvoorbeeld een onderscheid in interpretatie al naargelang de organisatiestructuur (vzw of feitelijke vereniging), wat ook gevolgen heeft voor de afhandeling van de overdracht.

d) Welke bewaarinstelling draagt de voorkeur weg?

Je kan in Vlaanderen en Brussel bij tal van organisaties en verenigingen terecht om je erfgoed aan over te dragen. Misschien bestaat er in je organisatie een duidelijke voorkeur? Moet je samen de pro’s en contra’s van meerdere mogelijkheden afwegen?
Wens je een second opinion of heb je er geen idee van waar jouw organisatie terecht kan, contacteer dan gerust Resonant (zie ook stap 2).

e) Beslis of je ook de eigendom op het erfgoed overdraagt aan de nieuwe beheerder.

De algemene regel is dat de eigendom wordt afgestaan ten gunste van de nieuwe beheerder. De nieuwe bewaarinstelling wordt m.a.w. de feitelijke bezitter van het erfgoed van je organisatie. Je kan er – als alternatief – voor kiezen om het erfgoed enkel ‘in bewaring’ te geven bij de bewaarinstelling zonder de eigendom op dat materiaal ook af te staan. In dat geval spreken we van een bewaargeving of bruikleen. Meestal wordt er op zo’n bewaargeving een termijn gezet, waarna het erfgoed terugkeert naar de eigenaar of toch de eigendom wordt van de bewaarinstelling.

Bewaarinstellingen zijn doorgaans niet snel geneigd op een voorstel tot bewaargeving in te gaan. Ze moeten immers veel investeren in materiaal dat niet van hen is. De voordelen van een bewaargeving wegen voor hen vaak niet op tegen de nadelen ervan. Enkel wanneer het erfgoed van zeer groot cultuurhistorisch belang is, kan een bewaargeving overwogen worden.

Dat je te samen met het erfgoed ook de eigendom overdraagt, betekent trouwens niet dat de nieuwe beheerder zomaar alles kan en mag met het materiaal. Ook bewaarinstellingen zijn gebonden aan de wetgeving inzake privacy en mogen auteursrechtelijk beschermd materiaal enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking stellen van het publiek. Het is dus niet zo dat je het erfgoed zomaar te grabbel gooit voor alles en iedereen of dat alles zomaar kan of mag.

f) Welke documenten en objecten wel dan niet geraadpleegd/gebruikt mogen worden door derden.

Je erfgoed bevat misschien ook stukken die onder de bescherming vallen van het auteursrecht (naburige rechten) of de wet op de privacy. Uiteraard zijn ook bewaarinstellingen gebonden aan de wetgeving inzake privacy en mogen ze auteursrechtelijk beschermd materiaal enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking stellen van het publiek.

Zorg dat het voor jezelf duidelijk is om welke stukken het gaat, zodat je dit kan bespreken met de nieuwe beheerder. Je kan eveneens overwegen om de vermogensrechten op bepaalde documenten af te staan aan de nieuwe beheerder.

Dit kan ook uitgebreid worden naar documenten waarvoor wettelijk gezien geen beperkingen gelden, maar die toch gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten die je (nog) liever niet openbaar maakt. Maak ook rond dit materiaal afspraken met de nieuwe bewaarplaats. Bepaal minstens een termijn waarbinnen dergelijke stukken wél openbaar gemaakt mogen worden.